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La contabilità basata sui fondi, o contabilità dei fondi, è un sistema utilizzato da organizzazioni senza scopo di lucro e agenzie governative per gestire il proprio denaro. La contabilità dei fondi differisce nello scopo dal sistema utilizzato nelle normali attività a scopo di lucro perché l'obiettivo è mantenere la responsabilità e tenere traccia di come vengono utilizzati i finanziamenti piuttosto che monitorare la redditività di un'azienda. Indipendentemente dal fatto che sia associato a un'organizzazione no profit o a un donatore che contribuisce a una varietà di enti di beneficenza, conoscere la contabilità dei fondi ti aiuterà a comprendere la struttura finanziaria di questi tipi di organizzazioni.

Chi usa la contabilità dei fondi?

Poiché lo scopo della contabilità dei fondi è quello di gestire le donazioni, i finanziamenti da fonti esterne o il reddito da raccolte di fondi, le organizzazioni che non operano a scopo di lucro utilizzano questo metodo di contabilizzazione. Alcune entità che potrebbero utilizzare questo sistema includono:

• Organizzazioni di carità
• Chiese o istituzioni religiose
• Agenzie governative o governi
• Case di cura o ospedali senza scopo di lucro
• Istituzioni educative
• Fondamenti per le arti

Budget, programmazione e raccolta fondi

Quando un'organizzazione non profit imposta la propria struttura di fondi, crea un fondo separato per ogni divisione o funzione principale all'interno dell'organizzazione. Esempi di fondi possono includere:

• Fondo generale: Utilizzato per le spese di gestione ordinaria dell'organizzazione.
• Fondo di capitale fisso: Utilizzato per la manutenzione di edifici, l'ampliamento di strutture, attrezzature, ecc.
• Raccolta fondi: Fondi utilizzati per aumentare le entrate, mantenere i rapporti con i donatori, ecc.
• Fondi del programma: Utilizzato per l'esecuzione dei programmi e dei servizi dell'organizzazione.

All'interno di ciascuno di questi fondi possono essere presenti sottocategorie codificate e tracciate separatamente. Ad esempio, una chiesa può avere una varietà di programmi offerti a diversi gruppi di persone, come la programmazione per bambini, le attività familiari o la promozione della comunità. Ciascun gruppo avrebbe la propria sottocategoria all'interno del Fondo del programma. Una volta stabilito il budget, a ogni gruppo verrà assegnato un importo specifico di denaro che potrebbe spendere per i propri programmi durante tutto l'anno.

Con l'avanzare dell'anno, il denaro speso da ciascun gruppo verrebbe registrato nel fondo appropriato. Supponendo che il registro contabile sia tenuto aggiornato, in qualsiasi momento dell'anno, un gestore dei fondi di quel gruppo dovrebbe essere in grado di vedere esattamente quanto denaro è stato speso, per cosa è stato speso e quanto rimane nel fondo . Questo tipo di contabilità dettagliata aiuta i membri a rispettare il budget, garantendo nel contempo che i fondi vengano spesi con attenzione per ogni scopo designato.

Tipi di categorie di fondi

All'interno della contabilità dei fondi ci sono due tipi di fondi, limitati e non limitati, ognuno dei quali determina come e quando il denaro può essere speso.

1. Fondi limitati: I fondi vincolati sono generalmente designati per uno scopo specifico dal donatore o dalla fondazione che concede una sovvenzione. I fondi devono essere inseriti solo nel fondo specificamente designato e quindi utilizzati solo a tale scopo. Ad esempio, se un donatore dona $ 5.000 per l'acquisto di nuovi computer, il denaro non può essere utilizzato per acquistare solo pochi computer e quindi anche nuove scrivanie e sedie. I fondi limitati esistono in due forme.

• Fondi temporaneamente limitati: Questi fondi sono spesso per uno scopo specifico o per essere utilizzati durante un periodo di tempo specifico, diciamo entro un anno. Possono essere sollevati durante una campagna specifica per uno scopo designato e persino incorporare un ampio utilizzo. Ad esempio, durante una campagna di miglioramento del capitale quando un'organizzazione spera di espandere il proprio edificio, acquistare nuovi mobili e aggiornare le attrezzature, ci sono una varietà di esigenze che può comunicare ai suoi donatori. Chiunque doni a quella campagna dovrebbe aspettarsi che la sua donazione vada solo verso quelle spese specifiche.

• Fondi vincolati in modo permanente: I fondi che comportano una restrizione permanente da parte del donatore non vengono mai esauriti ma continuano a tempo indeterminato. Questi fondi di dotazione funzionano come conti di investimento, dove la donazione genera interessi. Le entrate guadagnate da questi fondi possono essere spese per soddisfare le esigenze dell'organizzazione, ma l'importo della donazione iniziale potrebbe non essere toccato.

2. Fondi illimitati: Il denaro all'interno di questa categoria può essere utilizzato per qualsiasi esigenza all'interno dell'organizzazione. Questi fondi possono essere inseriti in un fondo operativo generale o designati per altri fondi specifici a discrezione del consiglio di amministrazione. I fondi che non sono soggetti a restrizioni possono anche essere spostati se è necessario in un'area specifica.

I saldi in ciascuno di questi fondi dovranno anche essere riportati sui moduli IRS di fine anno per le organizzazioni esenti dal pagamento dell'imposta sul reddito. La restituzione delle informazioni, modulo IRS 990, è il modo in cui le organizzazioni senza scopo di lucro riferiscono sulle loro attività finanziarie, mantengono la conformità alle normative federali e mostrano responsabilità nei confronti del pubblico. Questi resi sono aperti all'ispezione pubblica.

Regole per le donazioni

Quando i donatori fanno un regalo a un'organizzazione senza scopo di lucro, devono specificare se hanno restrizioni da porre sui fondi. Questo di solito viene fatto sotto forma di lettera regalo. Tuttavia, se un donatore non specifica come deve essere utilizzato il denaro, l'organizzazione è libera di distribuire la donazione tra i suoi fondi come ritiene opportuno.

Conti bancari e contabilità dei fondi

La contabilità dei fondi, sebbene sia un sistema specializzato per tenere traccia della spesa interna, non richiede regole bancarie specializzate. Un'organizzazione non ha bisogno di mantenere conti bancari separati per ciascuno dei suoi fondi all'interno dell'organizzazione non profit; conti individuali comporterebbero molto più lavoro e costi. Per semplificare, tutto il denaro dell'organizzazione può essere conservato in un conto bancario. È solo il monitoraggio di quel denaro che deve essere suddiviso in segmenti.

L'unica eccezione potrebbe essere costituita dai fondi che fanno parte di un fondo di dotazione permanentemente limitato. In questa situazione, un dono in denaro viene investito in un veicolo fruttifero separato. L'interesse accumulato può essere utilizzato per i bisogni dell'organizzazione no profit come designato, ma il principio deve rimanere investito.

Concedere conformità e rendicontazione

Un rapporto tempestivo e accurato su come vengono utilizzati i fondi è essenziale per le organizzazioni non profit che ricevono sovvenzioni da fondazioni o altre organizzazioni. Quasi tutte le sovvenzioni richiedono che i destinatari facciano rapporti dettagliati su come è stato speso il denaro donato. Devono anche fornire dettagli su come il dono ha influito sui programmi e sugli obiettivi dell'organizzazione. Per questo motivo, tutte le spese devono essere registrate nel fondo appropriato. La mancata registrazione accurata del denaro delle sovvenzioni e quindi una corretta relazione su come viene speso potrebbe non solo mettere a repentaglio i futuri contributi delle sovvenzioni, ma anche lo status di esenzione fiscale di un'organizzazione non profit.

Software specializzato per la contabilità dei fondi

Sebbene non sia strettamente necessario utilizzare un software di contabilità progettato specificamente per un'organizzazione non profit, un software con caratteristiche uniche progettate per soddisfare le esigenze di un'organizzazione non profit può rivelarsi utile. La terminologia nei programmi spesso si allinea con il gergo del non profit e molti pacchetti offrono funzionalità che aiutano a tenere traccia delle donazioni, creare budget in base al fondo ed emettere lettere di donatori. Tuttavia, fai le tue ricerche prima di effettuare un acquisto per assicurarti di ottenere le funzionalità di cui hai bisogno senza pagare extra che non ti avvantaggeranno veramente.