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Quando la tua azienda spende $ 5.000 per qualcosa, il modo in cui il tuo commercialista registra la transazione dipende da ciò che il denaro ha acquistato. Se hai usato i soldi per pagare gli stipendi o l'affitto o la bolletta della luce, i $ 5.000 probabilmente andranno a conto economico come spesa. Ma se hai usato i soldi per pagare un bene che rimarrà all'azienda, i $ 5.000 probabilmente andranno in bilancio come "costo capitalizzato".

Costi vs Spese

Nella lingua di tutti i giorni, "costo" e "spesa" sono spesso usati in modo intercambiabile per riferirsi alla quantità di denaro che si paga per qualcosa. Nella contabilità aziendale, tuttavia, i costi e le spese sono concetti diversi. Un "costo" è il denaro pagato per ottenere un bene. Una "spesa" rappresenta il valore monetario che lascia l'azienda. Se la tua azienda paga $ 5.000 per l'inventario, ad esempio, si tratta di un costo ma non di una spesa. Hai scambiato $ 5.000 in contanti per $ 5.000 di prodotti da vendere, quindi nessun valore ha lasciato l'azienda. Se la tua azienda paga $ 5.000 per l'affitto, d'altra parte, questa è una spesa: $ 5.000 lasceranno l'azienda. "Hai" il diritto di utilizzare uno spazio per un mese, ma quando il mese è scaduto, quel diritto non c'è più, così come i tuoi soldi.

Attività di bilancio

Il tuo bilancio identifica il valore di tutti i beni della tua azienda. Quando un'attività entra in bilancio, il suo valore è riportato al costo originario (o “storico”). Spendi $ 20.000 per un camion, ad esempio, e il tuo bilancio mostra un aumento di $ 20.000 in "immobili, impianti e attrezzature". Acquista articoli per un valore di $ 5.000 da rivendere e il tuo bilancio mostra un aumento di $ 5.000 dell'inventario. Anche i contanti sono una risorsa. Quando spendi denaro per cose come un nuovo camion o articoli per l'inventario, il valore del tuo "asset in contanti" diminuisce, ma il valore totale dei tuoi asset rimane invariato. Hai appena scambiato $ 25.000 in contanti con $ 20.000 di attrezzature e $ 5.000 di inventario.

Costi capitalizzati

I costi che rimangono in bilancio sotto forma di valore patrimoniale sono indicati come "costi capitalizzati". Le aziende capitalizzano non solo il prezzo pagato per un bene, ma anche tutti i costi associati alla preparazione del bene per l'uso, come le spese di trasporto e di installazione. Economisti, contabili e regolatori hanno a lungo discusso su quali costi siano appropriati da capitalizzare e quali no. Le spese riducono l'utile netto, quindi più costi un'azienda può capitalizzare piuttosto che registrare come spese, maggiore è il profitto dichiarato e migliore è l'aspetto per gli investitori. Tuttavia, profitti più elevati generalmente significano anche tasse più elevate, motivo per cui i piccoli imprenditori non cercano necessariamente di capitalizzare il maggior numero possibile di costi.

Spendere i costi

I costi capitalizzati non possono restare in bilancio per sempre. L'inventario viene venduto, ad esempio, e i camion durano solo un po'. Supponiamo che la tua azienda abbia un inventario di $ 5.000 nel suo bilancio e vende quegli articoli per $ 8.000. A questo punto, il valore dell'inventario ha finalmente lasciato la tua azienda, quindi dovresti registrare una spesa di $ 5.000. Allo stesso tempo, ovviamente, registreresti $ 8.000 di entrate, per un profitto lordo di $ 3.000. Nel frattempo, il tuo camion da $ 20.000 ha una durata di 10 anni. Alla fine di quel periodo, il camion potrebbe essere inutile e varrà sicuramente meno di $ 20.000, quindi il tuo bilancio non può dire che valga $ 20.000. Lo previeni con l'ammortamento, che converte il costo capitalizzato in una spesa per tutta la vita del bene. Con il camion, ciò potrebbe significare registrare una spesa di ammortamento di $ 2.000 ogni anno per 10 anni. Questo rappresenta il valore del camion che lascia l'azienda quando "si esaurisce". Alla fine dei 10 anni, il camion ha un valore di bilancio pari a zero.