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Ogni azienda dipende da determinati "dati", che vanno dal mantenimento del personale chiave, alla pianificazione delle emergenze, agli accordi di credito. Ma cosa succede quando un CEO relativamente giovane viene ucciso in un incidente o quando un terremoto distrugge la sede di un'azienda? Oppure, quando una linea di credito viene annullata inaspettatamente? Ci sono praticamente un numero infinito di cose che possono andare storte e avere un impatto negativo su un'azienda.

Ci sono anche inaspettatamente bene cose che possono essere dirompenti: un classico esempio è la piccola impresa che ottiene un enorme contratto ben oltre l'attuale capacità dell'azienda di soddisfarlo. I piani di emergenza stabiliscono cosa dovrebbe accadere quando si verifica uno o più di questi eventi imprevisti. Ogni azienda, grande o piccola, necessita del proprio piano di emergenza unico.

I seguenti esempi trattano di come i requisiti SEC per i piani di emergenza possono influenzare un'azienda.

Qual è il problema?

Ogni piano di emergenza risponde a una domanda su un problema. In questo caso, la SEC richiede a ciascuna società di consulenza per gli investimenti registrata di disporre di piani di archiviazione che assicurino che l'attività possa andare avanti e trattare equamente con i suoi clienti investitori nel caso in cui il capo dell'azienda non sia disponibile a causa di morte, malattia grave o incidente . La domanda è semplicemente: In che modo l'azienda gestirà le esigenze del cliente quando il capo dell'azienda non sarà disponibile?

Informazioni e disponibilità dei dati

La prima cosa che la SEC richiede è che ci saranno sempre dei mezzi per consentire ai clienti di accedere alle loro informazioni nei conti dell'azienda, soprattutto il registro delle partecipazioni correnti di ciascun cliente, ma anche la documentazione essenziale relativa alla consulenza fiscale e alla pianificazione del pensionamento. Il piano di emergenza affronta questa esigenza in due modi:

• Afferma che tutte le informazioni sui clienti sono archiviate nel computer principale dell'azienda e che il backup del computer viene eseguito continuamente su un'unità locale separata e sul cloud. Vengono fornite informazioni specifiche per il recupero.

• Essa afferma che i registri di tutte le partecipazioni dei clienti sono conservati anche presso l'intermediazione in cui l'impresa esegue tutte le operazioni e che ogni cliente ha accesso illimitato ai registri dell'intermediazione.

Questo piano di disponibilità dei dati in due fasi garantisce che se l'edificio dell'azienda viene distrutto, le informazioni rimangono completamente disponibili fuori sede, sia per l'azienda che, indipendentemente, per i suoi clienti. Poiché l'intermediazione di corrispondenza dell'azienda ha lo stesso obbligo di disponibilità delle informazioni imposto dalla SEC della società di consulenza, i record dei clienti conservati presso l'intermediazione sono disponibili anche in una posizione fuori sede gestita dall'intermediazione. Pertanto, i record dei clienti vengono archiviati e mantenuti costantemente in almeno quattro posizioni fisiche separate e nel cloud.

Mezzi di comunicazione alternativi tra consulenti e clienti

La SEC richiede inoltre che ogni azienda disponga di mezzi alternativi per comunicare con i clienti. La disponibilità di mezzi alternativi consente all'azienda di continuare a gestire i conti dei clienti in modo tempestivo in caso di catastrofe. Oltre all'indirizzo e-mail e al numero di telefono dell'azienda, l'azienda mantiene una casella di posta in un'altra città e periodicamente ricorda a ciascuno dei suoi clienti quell'indirizzo alternativo. Il capo dell'azienda ha anche un account di telefono cellulare dedicato separato dall'account telefonico aziendale dell'azienda o dal suo numero di cellulare personale e si assicura che ogni cliente conosca quel numero indipendente.

Comunicazioni alternative tra consulente e dipendenti

In questa piccola azienda, solo il principale ha l'autorità di fare trading per conto dei suoi clienti; pertanto non è necessario un mezzo di comunicazione alternativo tra il principale consulente e un singolo impiegato per garantire che l'attività possa continuare senza interruzioni. Se l'azienda avesse più consulenti registrati che gestiscono i conti dei clienti, sarebbero necessari e in atto mezzi di comunicazione alternativi simili a quelli richiesti per il consulente principale.

Requisiti di segnalazione normativa

Perché i record aziendali sono archiviati in più di una posizione fisica e sono anche archiviati nel cloud, dove sono disponibili indipendentemente dalla posizione del consulente. Finché il consulente è in buona salute e sano di mente, nessun disastro fisico o emergenza può ostacolare i pochi e occasionali obblighi di segnalazione normativa dell'azienda.

Se il consulente è gravemente malato, morto o incapace di intendere e di volere, la moglie del consulente - un affermato professionista del marketing - ha istruzioni in atto per informare i clienti, tutti conosciuti personalmente. Viene anche istruita su come terminare l'attività come istituzione registrata, con notifica alla SEC. A quel punto, l'attività cesserà ei clienti si assumeranno la responsabilità dei propri account con un minimo di interruzioni.

Accesso ai fondi in caso di cessazione dell'azienda

I clienti hanno accesso continuo e senza ostacoli ai fondi e ai registri in ogni momento tramite il broker corrispondente dell'azienda.

Il takeaway per tutti i tipi di piani di emergenza

Questo particolare piano di emergenza per un piccolo servizio di consulenza sugli investimenti registrato fornisce buone informazioni sui piani di emergenza in generale:

• Ogni piano di emergenza nasce come risposta a una domanda specifica, qui: "Quali garanzie esistono per la continuazione o la cessazione ordinata di questo servizio in caso di incapacità del consulente principale di portare avanti l'attività?"

• Ogni piano di emergenza prevede specifica soluzioni a uno o più particolare problemi.
• Gli indirizzi del piano come l'azienda risponde internamente all'evento e anche come risponde all'evento esternamente.
• I piani di emergenza più completi probabilmente consistono in diversi piani specifici come quello nell'esempio, ognuno di loro affronta una crisi specifica o un evento imprevisto.

Questo particolare piano affronta due problemi comuni a molti piani di emergenza: perdita di dati e incapacità di leadership. Altre questioni che i piani di emergenza affrontano spesso sono:

• disastri naturali (anche impliciti nell'esempio)
• minacce alla sicurezza pubblica, lesioni a dipendenti e clienti e incidenti sul lavoro in generale
• cattiva gestione, deliberata o non intenzionale
• pianificazione reattiva a problemi specifici di responsabilità del prodotto.