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Le riunioni sono diventate una necessità in molti luoghi di lavoro. Infatti, secondo un sondaggio di Fuze nel 2014, oltre il 50% dei dipendenti trascorre almeno 13 ore a settimana in riunioni.

La verità è che la maggior parte delle riunioni non sono molto produttive e, in effetti, sono viste come inutili dai partecipanti. Lo stesso studio ha mostrato che il 92% dei dipendenti ha effettivamente utilizzato le ore di riunione per svolgere altre attività. Ovviamente, non pensavano che gli incontri fossero molto importanti.

C'è un tipo di riunione, tuttavia, che si distingue da altri tipi. Questo è l'incontro di gruppo.

Una riunione huddle è conosciuta con molti nomi, tra cui il portellone, la formazione, il pre-turno o lo stand-up. Forse l'immagine più chiara della riunione è quella di una squadra di calcio o di basket che si riunisce per elaborare strategie per il gioco e sollevare il morale. L'incontro di conversazione è abbastanza semplice e si caratterizza per la sua brevità e precisione per quanto riguarda l'arrivare al dunque. Questa riunione è progettata per consentire a tutti i membri del team di essere sulla stessa pagina. Riescono a discutere questioni urgenti che devono essere discusse brevemente, e poi tornano al lavoro. È una modifica alla riunione tradizionale in quanto cerca di far sì che le riunioni raggiungano lo scopo per cui sono state inizialmente progettate: aiutare tutti ad essere più produttivi e far procedere i processi di lavoro in modo più efficiente. Una riunione di squadra è un'utile alternativa alla riunione tradizionale. Dà energia al posto di lavoro e fa risparmiare tempo a tutti mentre si parla ancora di questioni importanti.

Il formato della tipica conversazione varia da squadra a squadra. Tuttavia, esiste un flusso generale che si può trovare comunemente nella maggior parte di essi:

Innanzitutto, il manager inizia salutando la squadra e dice loro quali sono le loro aspettative per la giornata. Lui o lei dirà al team cosa deve essere realizzato per la giornata e anche su cosa deve concentrarsi ogni membro del team. Una volta definite le priorità della giornata, il manager esaminerà le priorità della settimana. Questo elenco dovrebbe includere solo le priorità più importanti e dovrebbe essere breve, altrimenti la riunione potrebbe trasformarsi in una riunione lunga e noiosa.

Anche i risultati raggiunti dal team fino ad ora dovrebbero essere riconosciuti. Se alcuni membri del team si sono particolarmente distinti per i loro sforzi e risultati, vengono ringraziati pubblicamente durante la riunione di squadra.

Gli aggiornamenti dell'azienda saranno anche brevemente menzionati durante la riunione del team. I dipendenti hanno la possibilità di parlare durante la riunione. Verrà chiesto loro di dire su cosa intendono lavorare per il giorno e la settimana e qual è la loro strategia generale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Infine, ai dipendenti verrà chiesto di sollevare eventuali problemi o porre domande scottanti. Se la domanda è di natura complessa o si applica specificamente a una persona oa un gruppo, verrà risolta dopo la conversazione. Lo scopo di sollevarlo durante la conversazione è rispondere a ciò a cui è possibile rispondere rapidamente e decidere cosa non può essere affrontato immediatamente in modo che possa essere affrontato in seguito.

Nota che questo formato non è scritto nella pietra. La tua conversazione mattutina dovrebbe essere personalizzata per il tuo team e dovrebbe essere qualunque cosa funzioni. Se la conversazione inizia a ostacolare la produttività, invece di migliorarla come previsto, forse sarebbe una buona idea cambiare formato e provare qualcosa di diverso.

Perché è importante una riunione di squadra?

Una riunione di squadra ha numerosi vantaggi:

Offre a te e al tuo team la possibilità di discutere i tuoi piani, progetti, iniziative e politiche e di porre eventuali domande scottanti che potresti avere.

Dà ai membri del team uno sguardo su ciò che ci si aspetta da loro oggi, rispetto al lontano futuro, quindi dà loro un senso di direzione rispetto a ciò che dovrebbero realizzare.

Aiuta a dare all'intero team un senso di prospettiva sui progressi che hanno già fatto individualmente e insieme, nonché sui progressi che devono fare in futuro.

La riunione mattutina di squadra è il momento perfetto per mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e per dare loro un po 'di morale per la giornata lavorativa. Una riunione di squadra aiuta a promuovere un sentimento di unità nella squadra.

Come conduci efficacemente le riunioni del personale?

La prima cosa da fare è porsi alcune domande importanti. In effetti, ci sono tre domande fondamentali per aiutarti a capire come svolgere efficacemente la riunione huddle mattutina:

• Con quale frequenza durante la settimana dovrebbe svolgersi l'incontro mattutino?
• Chi parteciperà alla riunione mattutina?
• Quanto durerà la riunione mattutina?

Mentre cerchi le risposte alle domande di cui sopra, ci sono alcune considerazioni che dovresti fare. Devi riflettere attentamente sull'importanza di riunire una squadra ogni mattina. Dal momento che stai cercando l'efficacia, una riunione di squadra a giorni alterni può avere lo stesso senso di una che si tiene ogni mattina. Ricorda che il numero di giorni in una settimana in cui tieni una conversazione non dovrebbe essere scolpito nella pietra. La consistenza dovrebbe variare a seconda della stagione. Se sei in una stagione impegnativa, come la stagione delle tasse, è probabile che tu debba tenere riunioni molto più spesso. D'altra parte, se la stagione è particolarmente lenta, non è necessario tenere le conversazioni così spesso e concentrarsi sull'organizzazione di riunioni meno numerose ma più lunghe per definire la strategia della direzione dell'azienda nel suo complesso. Qualunque sia il numero di giorni che scegli di tenere la tua squadra in una settimana, dovrebbe essere il più regolare possibile, almeno per quella stagione. Se stai lavorando a un progetto particolare, forse puoi tenere riunioni di squadra ogni mattina. Tuttavia, quando il progetto volge al termine, puoi tornare a una riunione di squadra due o tre volte a settimana.

Pensa a come tenere riunioni per un'azienda con un numero elevato di dipendenti. Se i dipendenti non sono solo numerosi, ma anche segmentati in diversi reparti, potrebbe essere una buona idea avere più di una riunione, ciascuno in un momento diverso della giornata e con un reparto diverso. Quando pianifichi le tue conversazioni in questo modo, è più facile per tutti avere l'opportunità di parlare durante le conversazioni. Se lavori in un'azienda di software, ad esempio, puoi tenere diverse riunioni di squadra per il reparto marketing, il reparto assistenza clienti e il team di progettazione.

Le riunioni di gruppo sono pensate per essere tenute nel minor tempo possibile e non dovrebbero richiedere troppo tempo lontano dalla giornata lavorativa. Tutti nella tua azienda hanno il proprio lavoro da svolgere. Lo scopo di tenere una conversazione è assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina riguardo al lavoro che ci si aspetta da loro. Nonostante ciò, una riunione di squadra non dovrebbe richiedere troppo tempo. Qualsiasi cosa oltre i 20 minuti comincerà a sembrare una riunione banale e la riunione della squadra prosciugherà l'energia della squadra, piuttosto che rivitalizzarla.

Assicurati di impostare limiti di tempo per la riunione di squadra e fai del tuo meglio per non violare tali limiti. Aiuta a non chiamare la conversazione una "riunione" in nessuna circostanza. Una volta che inizi a chiamarlo riunione, inizia a sembrare tale. Il punto centrale di una riunione di squadra è essere brevi ed efficaci in un modo che arricchisca la produttività dell'azienda.

Sii il più coerente possibile nelle riunioni della tua squadra. È necessario disporre di un'ora specifica del giorno in cui si terrà la riunione di squadra e una durata prestabilita per la quale si terrà la riunione di squadra. L'idea qui è di trasformare la conversazione in un'abitudine della tua squadra. I tuoi dipendenti devono sapere che ci sarà un incontro a un'ora specifica in un giorno specifico e questo è un evento normale

Generalmente, il momento migliore è la mattina. La conversazione può aver luogo non appena i tuoi dipendenti entrano in ufficio. Puoi anche tenerlo per circa un'ora dopo che tutti si sono sistemati nel loro lavoro. Puoi anche tenerlo appena prima di pranzo. A qualunque ora decidi di tenerlo, idealmente dovrebbe essere al mattino. Tienilo in qualsiasi altro momento e la riunione vanificherà il suo scopo, che è quello di portare tutti sulla stessa lunghezza d'onda su ciò che ci si aspetta da loro per il giorno successivo.

Di cosa dovrebbe discutere il mio team nelle riunioni mattutine?

Non esiste un elenco fisso di argomenti di conversazione quotidiana da discutere per la riunione mattutina del team. Gli argomenti specifici di cui parlerai dipenderanno ovviamente dalle specificità della tua azienda. Ci sono, tuttavia, alcune cose da fare e da non fare che dovresti osservare quando tieni una riunione di squadra per mantenerla rilevante.

Tutti dovrebbero avere una possibilità

Devi assicurarti che tutti abbiano la possibilità di parlare durante la riunione di squadra. Consenti a tutti i membri del team di fornire un breve riepilogo di ciò su cui stanno lavorando durante la giornata, lo stato del loro compito specifico e gli eventuali ostacoli che potrebbero incontrare. Questo generalmente avvicinerà il tuo team e aiuterà anche le persone a sentirsi a proprio agio nel porre domande e sollevare problemi.

Indubbiamente, alcuni membri della tua squadra saranno un po' meno loquaci di altri. Se la natura della conversazione in sé non è sufficiente per rimediare, implementa un tipo di processo che assicuri che tutti parlino, ad esempio convincere tutti a mettere una parola in cerchio. Potresti anche renderlo un po 'divertente avendo una palla che lanci a diversi membri della squadra. Se la palla viene lanciata contro un membro della squadra, allora deve parlare.

Tutti dovrebbero sostenere la confusione

Un huddle non è molto huddle se le persone non stanno in piedi. In ogni caso, stare in piedi renderà i membri della squadra più vigili. Creerà anche il tipo di pressione di cui hai bisogno per mantenere la riunione breve. Nessuno vuole stare in piedi per più di 15 minuti, e questo lo sta spingendo. Per mantenerlo comodo per tutti, mantieni tutto breve e dolce. Dovresti anche chiarire tutto ciò che il team non capisce e assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina.

Non utilizzare le riunioni per pianificare progetti o condurre trattative

La riunione mattutina non è il momento per pianificare progetti o negoziare. Si tratta di oggi, quindi il tuo obiettivo principale dovrebbero essere gli eventi della giornata. Detto questo, non c'è ancora niente di sbagliato nel toccare alcune questioni in corso. Basta non andare in profondità. Se ne hai davvero bisogno, pianifica una riunione per più tardi durante la conversazione.

Non deviare dall'argomento

Poiché il tempo dovrebbe essere breve, non deviare dall'argomento. Potrebbero esserci uno o più membri del team che tendono a divagare su argomenti tangenti all'agenda della conversazione. Per evitare tali situazioni, chiedi un suono o un segno concordato che usi per dire a qualcuno che sta cambiando argomento. Potrebbe anche essere un suono divertente sul tuo telefono.