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Una cattiva comunicazione sul posto di lavoro danneggia le relazioni e la produttività complessiva. Una comunicazione forte fornisce informazioni accurate in un modo che il destinatario può comprendere e utilizzare. Spesso, una comunicazione debole è il risultato di una mancata considerazione del messaggio e del suo mezzo.

Scegli il pubblico appropriato

Scegliere un pubblico per il tuo messaggio può essere complicato. L'invio di una raffica di e-mail a tutti in azienda quando le tue informazioni riguardano solo sei persone, contribuisce a sovraccaricare le caselle di posta. In effetti, potresti finire per passare il resto della tua giornata lavorativa ad aspettare opinioni non richieste e spesso inutili da tutti coloro che hanno ricevuto il tuo messaggio.

Allo stesso tempo, non vuoi lasciare inavvertitamente qualcuno fuori dalla conversazione, se dovrebbe farne parte. Prenditi del tempo per considerare chi dovrebbe far parte di una riunione, una teleconferenza o un elenco di e-mail. Se non sei sicuro, chiedi un feedback al tuo supervisore o chiedi alla persona in questione se vuole partecipare alla discussione.

Seleziona il mezzo giusto

L'ufficio moderno offre molteplici mezzi di comunicazione, tra cui e-mail, messaggistica istantanea e messaggi di testo, discussioni faccia a faccia, telefonate e videoconferenze. Sfortunatamente, tutte queste scelte possono ostacolare la comunicazione invece di facilitarla. Di conseguenza, le persone nel tuo ufficio possono optare per il mezzo con cui si sentono personalmente più a loro agio, non quello più adatto al messaggio.

Un esempio è fornire cattive notizie a un dipendente. Se tu, o uno dei tuoi manager, dovete licenziare un lavoratore, informarlo del fallimento di un progetto o spiegargli che non ha ottenuto la promozione che voleva, parlatene faccia a faccia. L'incontro con il dipendente di persona dimostra compassione e rispetto, rafforza la serietà della comunicazione e gli consente di porre domande.

È anche importante essere flessibili e cambiare mezzo quando diventa evidente che quello che stai usando non funziona più. Se inizi a comunicare via e-mail, ma scopri di essere stato frainteso o che stai vivendo molti scambi avanti e indietro, cercando di chiarire i dettagli e rispondere alle domande, interrompi le e-mail. Chiama invece la persona con cui stai comunicando o fermati alla sua scrivania per continuare la conversazione.

Fornisci abbastanza dettagli nelle e-mail

Il desiderio di evitare email troppo lunghe e complesse è nobile. Allo stesso tempo, alcune persone tendono a inviare e-mail troppo brevi e non sono riuscite a comunicare informazioni importanti. Per lo meno, un'e-mail dovrebbe evidenziare le informazioni critiche e fornire ai destinatari documenti o collegamenti che possono utilizzare per effettuare ulteriori ricerche:

Esempi:

Una mail troppo breve:

"Le norme che disciplinano le tariffe di licenza per i cosmetologi sono cambiate. Controlla questo link: //www.statecosmotologyboard.org per il testo completo del nuovo regolamento."

Un'email utile:

"Abbiamo appreso che c'è stato un cambiamento nelle tariffe delle licenze di cosmetologia in Georgia. Le nuove tariffe entreranno in vigore il 1 ° ottobre 2018:

La tariffa per i nuovi licenziatari è ora di $ 25 all'anno.

La tariffa per il rinnovo di una licenza è di $ 20, dovuta ogni tre anni.

La tariffa di licenza reciproca (per coloro che vogliono trasferire la loro licenza da un altro stato) è di $ 25.

Puoi leggere il testo completo sul sito web del dipartimento: //www.statecosmotologyboard.org. Fatemi sapere se avete domande."

Usa ortografia, punteggiatura e grammatica corretti

Ortografia, punteggiatura e grammatica scadenti non solo rendono la comunicazione difficile da capire, ma minano anche la credibilità del comunicatore. Tutti nella tua organizzazione dovrebbero essere incoraggiati a utilizzare i correttori ortografici e grammaticali inclusi nella maggior parte dei programmi di elaborazione testi. Inoltre, i lavoratori dovrebbero concedersi tutto il tempo necessario per produrre comunicazioni scritte in modo da poter correggere e modificare il proprio lavoro.

Verifica fatti e informazioni

La disinformazione può danneggiare il morale sul posto di lavoro e può comportare errori costosi. Tutti i lavoratori dovrebbero essere incoraggiati a prendersi il tempo necessario per verificare le informazioni prima di comunicarle verbalmente o per iscritto. Se la verifica non è possibile, è essenziale prendere nota della possibile inesattezza.

Esempi:

Quando lo scrittore non è sicuro di un fatto:

" Credo che il signor Jones abbia prestato servizio militare negli anni '90, ma non sono in grado di verificarlo dal suo curriculum online. L'ho chiamato per chiedere chiarimenti e aggiornerò tutti quando avrò notizie".

Quando le informazioni riguardano una promessa che potrebbe non essere mantenuta:

"Ci è stato detto dal nostro fornitore che possiamo aspettarci un turnaround di cinque giorni sul nostro ordine, nonostante il fatto che l'area potrebbe essere colpita da forti tempeste infrasettimanali. Il fornitore ci ha assicurato di avere sistemi di backup che gli consentiranno produrre le magliette. Tuttavia, l'alimentazione dopo un uragano può essere instabile, quindi ritengo che sia meglio consigliare al nostro team di prepararsi per un ritardo nella consegna del prodotto ".

Richiedi revisione di terze parti

Uno svantaggio della comunicazione scritta è che può essere più suscettibile di interpretazioni errate. Fai la tua parte per evitare malintesi chiedendo ad altri di leggere promemoria, e-mail e lettere importanti prima di inviarli. Chiedi ai tuoi revisori di fornire un riepilogo della tua comunicazione: se identifichi aree in cui sei stato frainteso, apporta le modifiche appropriate prima della distribuzione.