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Il front office di un hotel è forse l'area più importante dell'organizzazione. I dipendenti che compongono il suo dipartimento sono i primi e talvolta unici rappresentanti della struttura con cui gli ospiti interagiscono. Sebbene la struttura organizzativa del front office dell'hotel vari a seconda che la struttura sia una piccola impresa o un grande resort, alcuni ruoli si trovano all'interno di tutte le organizzazioni.

Responsabile reception

Il manager del front office o il supervisore della reception oltremare tutte le operazioni di front office per l'hotel. In qualità di responsabile del personale, questa persona pianifica i dipendenti per garantire che ci sia una copertura adeguata e in ogni momento. Inoltre, implementa le politiche o le procedure gestite dalla direzione dell'hotel.

Quando i VIP, come celebrità o dignitari, soggiornano presso la struttura, è spesso responsabile di prestare loro l'attenzione personale di cui hanno bisogno. Nella maggior parte dei casi, il responsabile della reception riporta al direttore generale dell'hotel.

L'addetto alle prenotazioni

Gli addetti alla reception e alle prenotazioni del front office di un hotel interagiscono maggiormente con gli ospiti. Gli addetti alle prenotazioni comunicano con prospettiva gli ospiti tramite telefono e Internet, programmando i loro soggiorni e documentando eventuali esigenze speciali. Ad esempio, se un ospite richiede una camera su un piano non fumatori, l'addetto alla prenotazione ne prenderà nota, in modo che una camera appropriata sarà pronta quando l'ospite arriva.

Addetti alla reception e alla reception

Quando gli ospiti arrivano, gli addetti alla reception effettuano il check-in, inserendo i loro nomi nel registro delle strutture, assegnandoli a una stanza e rispondendo a qualsiasi domanda o richiesta di base che gli ospiti possono avere durante il loro soggiorno. Ad esempio, un ospite può chiamare la reception per segnalare un rubinetto del bagno che perde. L'impiegato contatterà quindi il reparto manutenzione in modo che possano essere eseguite le riparazioni appropriate.

Alla fine del soggiorno degli ospiti, un addetto alla reception li controlla. Inoltre, l'impiegato segnala alla direzione eventuali preoccupazioni dell'ospite.

Servizio di portineria o fattorino

Un fattorino o un portiere dell'hotel saluta gli ospiti una volta che hanno effettuato il check-in nello stabilimento. Questo individuo trasporta i bagagli degli ospiti mentre li mostra nella loro stanza. Assicurandosi che tutto nella stanza sia in ordine e correttamente funzionante, il portiere controlla le attrezzature della stanza, come l'illuminazione e la ventilazione. Può anche istruire i visitatori sul funzionamento dei sistemi alberghieri, come il telecomando della televisione ei telefoni.

Concierge per coordinare le esigenze degli ospiti

Il concierge di un hotel è un professionista del front office che coordina gli intrattenimenti, i viaggi e altre attività degli ospiti. Ogni volta che gli ospiti hanno una domanda, come le indicazioni per le attrazioni locali, trova la risposta il più rapidamente possibile. Inoltre, effettua prenotazioni di ristoranti, ordina il servizio di auto e può anche organizzare acquisti personali per gli ospiti.