Le Politiche di Rimborso Aziendale per i Pasti

Le piccole imprese si affidano ai dipendenti per viaggiare o incontrare i clienti per far crescere le loro attività e questo può spesso comportare incontri di lavoro durante i pasti. I dipendenti che sostengono le spese per i pasti si aspettano che i loro datori di lavoro le rimborsino. La chiave per i datori di lavoro è sviluppare politiche di rimborso dei pasti che garantiscano che le spese per i pasti dei dipendenti non siano eccessive e che i rimborsi siano presentati in modo tempestivo e dettagliato.

Richiesta di rimborso

La maggior parte delle aziende richiede ai dipendenti di consegnare una nota spese in cui vengono specificate le spese per i pasti. Insieme al modulo, un dipendente deve allegare le ricevute necessarie per le spese del pasto. Questi rapporti vanno al suo supervisore, che deve approvare le spese prima di consegnarle all'ufficio contabilità fornitori dell'azienda.

Per rimanere in linea con le scadenze della contabilità fornitori, i dipendenti hanno un certo periodo di tempo per presentare la loro nota spese per essere rimborsati. Questo periodo può essere compreso tra 30 giorni e 90 giorni dopo la spesa per i pasti. Per i proprietari di piccole imprese, è meglio che le note spese vengano inviate prima della fine del mese in modo che possano essere elaborate. Il ciclo di chiusura di fine mese può essere a sette giorni, quindi i supporti di spesa dovrebbero essere almeno tre giorni prima dell'inizio di quel ciclo.

Ricevute

Le politiche aziendali relative ai rimborsi dei pasti possono essere indulgenti in termini di ricevute che il dipendente deve presentare con la propria nota spese. Ad esempio, i pasti che costano meno di $ 5 spesso non devono essere accompagnati da una ricevuta. Tuttavia, i pasti che costano più di $ 30 richiedono quasi sempre una ricevuta. Se il datore di lavoro paga con carta di credito, può essere richiesta la ricevuta dettagliata, non solo la ricevuta della carta di credito.

Importi massimi

Le aziende che consentono ai dipendenti di essere rimborsati per le spese dei pasti spesso stabiliscono dei limiti su quanto verrà rimborsato il dipendente. In generale, i dipendenti possono consumare tre pasti al giorno: colazione, pranzo e cena. Mentre gli importi assegnati variano ampiamente, il Manuale del dipendente rileva che sono $ 12 per colazione e pranzo al giorno e $ 30 per cena al giorno.

Gli spuntini, o tra i pasti, di solito non sono coperti, né lo sono le bevande alcoliche. Questi importi massimi possono essere modificati se il dipendente prende il conto come parte di una riunione di lavoro con altri colleghi all'interno dell'azienda. Lo stesso vale se il dipendente sta coprendo il pasto per un cliente che sta portando a mangiare come parte di un incontro di lavoro.

Documentazione

Il dipendente dovrà documentare il nome del ristorante e la data del pasto come parte della sua nota spese.

Inoltre, le politiche di rimborso dei pasti possono richiedere al dipendente di documentare i nomi di chiunque altro presente al pasto. Questo non è solo richiesto dall'azienda, ma anche dall'Internal Revenue Service. Il nome, il titolo e l'azienda della persona devono essere documentati, insieme al nome del ristorante.

Posizione

A seconda della città in cui il dipendente mangia, l'importo massimo che può spendere per i pasti può essere maggiore o minore. Molte aziende si rendono conto che il costo di un pasto sarà più alto in una città dove il costo della vita è più alto. Per compensare questa differenza, le aziende consentiranno ai dipendenti che si recano in luoghi con un costo della vita più elevato di poter spendere di più per i propri pasti, se necessario.