Procedure contabili di base

Un sistema di contabilità tiene traccia e controlla le entrate e le spese di un'azienda. I sistemi di contabilità possono essere semplici come una penna e un blocco note e possono essere complessi come uno staff di contabilità internazionale composto da migliaia di persone che utilizzano i più recenti progressi tecnologici. Per i proprietari di piccole imprese, seguire una serie di principi contabili di base può essere un modo efficace per acquisire esperienza nella gestione dei conti della propria azienda.

Raccolta di documenti finanziari

I registri finanziari sono vitali in qualsiasi sistema contabile. Sia le piccole che le grandi imprese dovrebbero mettere in atto sistemi per garantire che tutte le entrate e le spese siano registrate in qualche modo, fisicamente, elettronicamente o in entrambi.

Importanti documenti finanziari includono nastri del registratore di cassa, fatture, fatture in entrata, registri degli stipendi, moduli fiscali e ricevute di viaggio. I documenti finanziari possono provenire da una vasta gamma di sedi e dipendenti. Mettere in atto un sistema per garantire che questi documenti arrivino tempestivamente a un reparto contabile centrale.

Registrazione di transazioni

Tradizionalmente, i contabili utilizzavano i documenti finanziari per inserire manualmente le transazioni nei vari conti del sistema contabile della società. Sebbene questo sia ancora vero in una certa misura, un gran numero di aziende ha approfittato delle soluzioni tecnologiche per registrare automaticamente le transazioni.

Il software proprietario di ordinazione automatica, ad esempio, può essere impostato per adeguare automaticamente i conti nel sistema contabile tramite la rete aziendale. In questo caso, i contabili utilizzano documenti finanziari per verificare i registri contabili e indagare su eventuali discrepanze.

Riconciliazione dei conti

Il controllo dei conti rispetto a record esterni dovrebbe essere un'attività regolare in un reparto contabilità. Il controllo dei registri interni delle risorse aziendali rispetto agli estratti conto bancari e del portafoglio di investimenti può avvisare il tuo team di contabilità di eventuali differenze tra i due, così come controllare i registri dei conti fornitori con i registri dei fornitori.

Contabilità fornitori e crediti Re

I debiti sono costituiti da tutti i soldi dovuti dalla tua azienda ai suoi fornitori e finanziatori. La contabilità clienti è l'esatto opposto e consiste in tutto il denaro dovuto a te da clienti e altri debitori. Un sistema di contabilità completo prevede sistemi di tracciamento delle date di scadenza e dello stato dei debiti e dei crediti e può anche essere impostato per pagare automaticamente le bollette in tempo o inviare notifiche ai titolari di conti inadempienti.

Reporting interno ed esterno

La creazione di report per la direzione, gli investitori e gli altri stakeholder dell'azienda è una funzione vitale di un sistema contabile. I rapporti interni aiutano i manager nel processo decisionale presentando i dati operativi in ​​modo strategicamente rilevante, consentendo loro di individuare tendenze e aree di potenziale miglioramento.

Le società quotate in borsa sono tenute a presentare una serie di relazioni finanziarie alle autorità federali durante tutto l'anno, inclusa la relazione annuale, modulo 10K. Anche le società private, tuttavia, possono trovarsi a dover creare report per stakeholder esterni, come istituti di credito e investitori privati.