5 diversi formati di comunicazione aziendale
Le aziende utilizzano comunemente più formati di comunicazione per raggiungere il pubblico più ampio possibile durante la trasmissione dei messaggi. Ogni formato di comunicazione offre vantaggi o svantaggi a seconda del messaggio consegnato e delle persone che lo ricevono. Inoltre, diversi formati di comunicazione possono costare più di altri. Molte piccole imprese sono interessate al costo della comunicazione aziendale perché potrebbero non disporre di grandi quantità di capitale per i servizi amministrativi. Le aziende devono personalizzare attentamente il loro messaggio in modo che si verifichi la minima confusione quando le persone ricevono il messaggio e ne interpretano il significato.
Lettere e Memo
Lettere e promemoria sono la comunicazione aziendale scritta più tradizionale. Le lettere sono comunemente utilizzate per presentare informazioni commerciali ufficiali ad altre aziende, a individui o a parti interessate esterne. Le organizzazioni possono anche utilizzare le lettere per comunicare contratti commerciali o stabilire relazioni professionali con altre società nell'ambiente aziendale.
I promemoria sono generalmente un formato di comunicazione scritta interna utilizzato per trasmettere informazioni a dirigenti e dipendenti. Le aziende potrebbero utilizzare meno promemoria nell'ambiente lavorativo odierno, soprattutto in considerazione dell'aumento dell'utilizzo dell'email aziendale.
Incontri
Le riunioni offrono alle organizzazioni un modo per trasmettere le informazioni utilizzando un formato personale. Le riunioni possono includere manager, dipendenti o clienti. Le aziende utilizzano le riunioni per garantire che nel messaggio trasmesso vi sia poca o nessuna confusione; consentono alle persone che ascoltano l'oratore di avere l'opportunità di porre domande o fornire feedback. Questo formato di comunicazione può essere utilizzato maggiormente per imprenditori, direttori o manager, che spesso si incontrano per discutere le principali idee di business prima di prendere una decisione. Le piccole imprese potrebbero non utilizzare le riunioni se hanno pochi o nessun dipendente.
L'email è una forma elettronica di comunicazione scritta. Questo formato di comunicazione è diventato più popolare man mano che le organizzazioni aumentano l'uso dei personal computer nelle loro operazioni aziendali. La posta elettronica offre alle aziende un formato quasi istantaneo per trasmettere un messaggio o trasferire informazioni a persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione aziendale. Sebbene la comunicazione aziendale tramite posta elettronica fosse vista come meno formale nei suoi primi giorni, molte aziende hanno sviluppato formati di posta elettronica formali per la comunicazione aziendale per mantenere un livello standard di professionalità. Le piccole imprese utilizzano comunemente la comunicazione e-mail perché è un'opzione economica per contattare le parti interessate interne ed esterne dell'azienda.
Social media
I siti web e le reti di social media hanno presentato un formato di comunicazione aziendale relativamente nuovo. Le reti di social media consentono alle organizzazioni di creare siti Web o fan page e sviluppare un seguito di clienti. Le aziende possono essere in grado di trasmettere importanti informazioni aziendali attraverso queste reti, offrire coupon e altri sconti per i prodotti o utilizzarli per raggiungere diversi mercati target o gruppi demografici nel mercato economico. Mentre le piccole imprese da casa potrebbero non trovare utili i social media, le aziende più affermate potrebbero avere risultati migliori sui social media.
Chat online
La chat in linea è un'altra caratteristica relativamente recente che le aziende stanno aggiungendo ai loro siti web. La chat consente alle organizzazioni di sfruttare le persone che visualizzano il sito Web dell'azienda e di presentare un sistema di risposta che i consumatori possono utilizzare se hanno domande sull'azienda o sui suoi prodotti. Anziché chiedere ai consumatori di cercare informazioni di contatto, come numeri di telefono o indirizzi e-mail, le aziende possono utilizzare un collegamento alla chat online sulla home page del proprio sito Web per collegare i consumatori direttamente a un rappresentante del servizio clienti.
