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Non sarai in grado di vedere questa corrente elettrica, ma la sentirai. Anche i tuoi dipendenti lo faranno: lo vedrai nel momento in cui annuncerai che la tua piccola impresa è pronta per intraprendere un nuovo progetto. Che si tratti di un progetto di rimodellamento, una revisione del sito Web, una nuova campagna pubblicitaria o un numero qualsiasi di iniziative su cui hai rimuginato, non c'è niente come l'opportunità che un progetto ha di rinvigorire un'azienda con entusiasmo e anticipazione.

Mentre la tua "faccia pubblica" si concentra sugli aspetti positivi, non puoi fare a meno di nutrire preoccupazioni private. Da quello che hai sentito da altri proprietari di piccole imprese, un capo progetto supervisionerà direttamente i tuoi sforzi e, essenzialmente, diventerà la tua persona di riferimento. In qualità di titolare dell'attività, supervisionerai il progetto e ne manterrai il controllo. Quindi, come fai a prestare attenzione ai racconti di avvertimento che hai sentito sui superamenti dei costi, senza provare un diverso tipo di shock? Imparando a conoscere i 10 principali motivi per cui i progetti subiscono superamenti dei costi e come proteggersi da essi, prima che sfuggano di mano.

Motivo 1: costi non pianificati

Tante cose possono succedere tra il momento in cui un contratto viene firmato e quando finalmente viene eseguito. E possono tutti influenzare il costo di materiali, attrezzature e manodopera e le spese generali, come i costi amministrativi, finanziari e legali. I costi imprevisti, che siano inattesi o trascurati, possono tormentare qualsiasi progetto.

Difenditi da questo superamento dei costi creando riserve e controllando regolarmente i contratti di materiale e fornitore rispetto ai modelli di acquisto, che influenzano l'offerta e la domanda e, di conseguenza, i costi. I project manager di successo non solo producono budget di progetto e prospettive di spesa; inoltre li controllano costantemente, afferma 4 Cast Plus, una società di gestione dei progetti. Questo vale per "qualsiasi settore basato su progetti, indipendentemente dal fatto che si tratti di costruzioni, IT o servizi professionali", afferma la società.

Motivo n. 2: interruzione della comunicazione

Questo può accadere tra due persone qualsiasi coinvolte in un progetto, ma è molto probabile che il problema di comunicazione che potrebbe costarti denaro si verifichi tra il project manager e un altro dipendente in un ruolo chiave. Non puoi essere nella stessa stanza per ogni riunione o ascoltare ogni telefonata, ma puoi essere nella pipeline in altri modi, in modo da poterti proteggere da una delle cause principali dell'escalation dei costi nella gestione dei progetti.

Difenditi da questo sovraccarico di costi mantenendo sempre a portata di mano il piano di progetto chiaro, organizzato e dettagliato del tuo capo progetto e insistendo affinché gli altri coinvolti nel progetto facciano lo stesso. Dovrebbero aver memorizzato "le loro parti" e dovrebbero incontrarsi almeno una volta alla settimana per rivedere lo stato del progetto. E il capo progetto dovrebbe essere proattivo, comunicando immediatamente eventuali modifiche al piano e inviando un "avviso" ai potenziali problemi all'orizzonte. È molto meno probabile che si verifichino problemi di comunicazione quando tutti sono in "massima allerta".

Motivo n. 3: modifiche all'ambito del progetto

È un progetto raro che diventa più piccolo nel tempo; un progetto cresce quasi sempre, e con quella crescita, i costi. Molte persone difendono lo "scope creep", dicendo che dovrebbe essere previsto, mentre un progetto inizia a prendere forma. Non combatterlo; abbraccialo, dicono. In teoria, potresti essere d'accordo, ma che dire di quella linea di fondo fiorente?

Proteggiti da questo superamento dei costi nell'unico modo possibile: stabilendo regole rigide su quanto cambiamento accetti e entro quale data - e poi rispetta la tua decisione.

Motivo n. 4: sottovalutare la difficoltà o la complessità del progetto

È più probabile che accada con progetti grandi e costosi, del tipo con "sorprese" nascoste che non sono ancora state portate alla luce, come i progetti di costruzione che comportano lavori di scavo. Ma la sottovalutazione può mettere in discussione anche progetti più piccoli.

Difenditi da questo superamento dei costi assicurandoti di assumere autentico esperti per intraprendere la revisione iniziale del tuo progetto. Naturalmente, anche gli esperti commettono errori, ma coloro che hanno esperienza hanno maggiori probabilità di fare affidamento sulla loro esperienza, poiché considerano "e se?" scenari. In qualità di capo, è sempre utile visitare progetti simili al tuo e prendere appunti su ciò che è andato bene e cosa sarebbe potuto andare meglio, se quei leader di progetto sapessero quello che sanno ora. Infine, considera di suddividere i progetti in fasi più piccole e più gestibili. Psicologicamente, può essere più facile per i partecipanti al progetto avvicinarsi ed eseguire; in pratica, può forzare eventuali spazi vuoti in superficie prima piuttosto che dopo.

Motivo n. 5: stime dei costi non realistiche

Come navigare su una barca con un fondo che perde, salpare su un progetto che è stato sottostimato virtualmente lo sigilla per un superamento del budget (a meno che non vengano effettuati tagli in altri luoghi).

Difenditi da questo sovraccarico dei costi mettendo il tuo progetto nelle mani di una mano esperta sin dall'inizio e confrontando l'offerta con il costo di progetti simili. Quindi chiedi al tuo capo progetto di sedersi e fornire una ripartizione completa di ogni componente del progetto e dei suoi costi associati. Una tale divulgazione può aiutare a smascherare anche dimenticanze accidentali.

Motivo n. 6: finanziamento inadeguato

Puoi vedere il triumvirato formarsi davanti ai tuoi occhi: un progetto la cui complessità è stata sottovalutata può portare a stime di costi irrealistiche e quindi a problemi di finanziamento. E se il finanziamento si esaurisce nel bel mezzo di un progetto, può arrivare a una battuta d'arresto, il che dimostra che la gestione del progetto è in parte arte, in parte scienza.

Difenditi da questo sovraccarico dei costi intrattenendo una conversazione sincera con i tuoi istituti di credito su cosa possono fare se ti imbatti in problemi di finanziamento. Avere un piano di riserva in atto, anche se non ne hai bisogno, probabilmente non sarà economico, ma potrebbe risparmiarti la spesa molto più grande di un progetto in stallo.

Motivo n. 7: ritardi del progetto

Durante il corso di qualsiasi progetto, è giusto aspettarsi almeno alcuni ritardi. Tutte le parti in movimento e le persone garantiscono praticamente che qualcosa o qualcuno non funzionerà come previsto. Ma come sicuramente saprai, c'è una grande differenza tra un incidente isolato e un problema ripetitivo che può innescare alcune delle cause più frustranti di aumento dei costi nella gestione dei progetti.

Motivo n. 8: Mancanza di esperienza di leadership

Può essere doloroso "puntare il dito", ma a volte non può essere aiutato. I proprietari di piccole imprese vogliono e hanno diritto alla responsabilità. Quindi, quando un progetto va fuori dai binari a causa della mancanza di leadership da parte del leader del progetto, può essere dolorosamente ovvio chi è il responsabile. Una mancanza di esperienza di project management può rivelarsi in una miriade di modi: mancanza di pianificazione, scarsa comunicazione, insubordinazione e scadenze mancate o non rispettate, tra queste.

Difenditi da questo sovraccarico dei costi assumendo un team leader esperto, che eccelle nel comunicare (con te) e che fornisce aggiornamenti regolari del progetto.

Motivo n. 9: mancanza di coordinamento

Leggermente diverso da una mancanza di leadership, una mancanza di coordinamento potrebbe certamente esserne un sintomo. Ma anche i leader di progetto esperti possono vacillare se, come si suol dire, "la mano destra non sa cosa sta facendo la mano sinistra". La mancanza di coordinamento si traduce molto spesso in attività che scivolano attraverso le crepe o nella duplicità delle attività, entrambe le quali mettono a rischio le scadenze e garantiscono virtualmente il superamento dei costi e i ritardi del progetto.

Proteggiti da questo sovraccarico dei costi assicurandoti di disporre di un sistema in grado di dirti lo stato del tuo progetto in qualsiasi momento, nonché l'attività successiva nell'elenco. Il rischio qui, ovviamente, è che potresti trovarti nella posizione di dover intervenire e arbitrare. Potresti essere d'accordo con questo come una mossa temporanea, e inoltre: come proprietario di una piccola impresa, probabilmente hai comunque una personalità responsabile. Ma dovrebbe aiutare a ricordare che il tuo capo progetto è pagato per guidare e che dovrebbe riaffermare il controllo sul progetto a tuo nome.

Motivo n. 10: mancanza di un piano di emergenza

Può sembrare ovvio ora, ma come molti proprietari di piccole imprese, potresti resistere alla stesura di un piano di emergenza - "piano B" - quando sei impegnato a cercare di far decollare il "piano A". D'altra parte, la tua mente potrebbe essere già programmata per pensare in termini di piani di backup, nel caso in cui le cose vadano male.Questa qualità ti servirà bene con un progetto che richiede non solo alcune modifiche e revisioni, ma anche una revisione.

Difenditi da questo superamento dei costi prendendoti il ​​tempo necessario per elaborare un "piano B", fin dall'inizio. Un piano di emergenza potrebbe esserti utile, così come il tuo atteggiamento propositivo, rimettendo il tuo progetto sui binari, riducendo il superamento dei costi e mantenendo quella carica di corrente elettrica una forza positiva e di sostegno per la tua piccola impresa.