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L'Internal Revenue Service consente le spese di trasporto ordinarie e necessarie come detrazioni dal reddito d'impresa per un'automobile o un camion utilizzato in attività. Se il veicolo è di proprietà dell'azienda, può essere ammortizzato, di solito in un periodo di cinque anni con alcune limitazioni.

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Registrare la lettura del contachilometri iniziale e finale del veicolo ogni anno per calcolare le miglia totali guidate. Tieni un registro dettagliato di tutte le miglia relative all'uso aziendale. Ciò include il chilometraggio locale (non viaggi notturni) che viaggiano dalla sede principale della tua attività a un'altra sede di lavoro, alla sede di un cliente o cliente, per partecipare a riunioni di lavoro, convegni o seminari relativi alla tua attività, per ritirare forniture o prodotti e per avere il veicolo tagliandato o riparato. L'IRS richiede una registrazione contemporanea di tutte le miglia aziendali per richiedere una detrazione. Ciò significa tenere un diario o un registro in cui inserire le miglia aziendali e lo scopo commerciale del viaggio ogni giorno in cui si utilizza l'auto o il camion per lavoro. Anche l'uso aziendale per i viaggi notturni è deducibile, ma tale utilizzo è classificato come spese di viaggio e deve essere monitorato e registrato separatamente.

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Conserva le ricevute di tutte le manutenzioni e riparazioni del veicolo, gas e petrolio, parcheggi e pedaggi, affitto di garage o spazio, premi di assicurazione auto, pneumatici e immatricolazione del veicolo. Se il veicolo è in leasing, conservare le ricevute per i pagamenti del leasing. Se è finanziato, tieni un registro dei pagamenti degli interessi sul prestito. Il software di contabilità è utile per registrare, organizzare e tenere traccia di queste spese. La scansione delle ricevute sul computer o su un dispositivo di archiviazione elettronico può aiutare a ridurre al minimo le pile di ricevute cartacee.

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Utilizzare una tabella di ammortamento per calcolare la quota di ammortamento consentita ogni anno. L'IRS limita il valore ammortizzabile totale di auto e camion e l'importo delle spese di ammortamento consentite ogni anno. In alcuni casi, l'intero valore ammortizzabile dell'auto o del camion può essere preso come spesa nel primo anno di utilizzo come spesa della Sezione 179. Negli anni successivi sono deducibili solo le spese aziendali effettive.

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Decidi se richiedere le spese effettive o la detrazione del chilometraggio standard durante il primo anno di utilizzo del veicolo. L'IRS stabilisce il tasso di chilometraggio standard ogni anno e lo adegua per riflettere i cambiamenti nel costo di gestione di un veicolo. Se si imposta il veicolo su un piano di ammortamento, non è possibile utilizzare la tariffa chilometrica standard. Invece, è necessario prendere l'importo dell'ammortamento più le spese effettive dell'anno. Calcola la detrazione delle spese del veicolo in entrambi i modi: utilizza l'ammortamento (se l'azienda è proprietaria del veicolo) e le spese effettive, quindi ricalcola utilizzando la tariffa chilometrica standard. Confronta i risultati per determinare quale metodo è la detrazione migliore. Se utilizzi le spese effettive nel primo anno, non puoi passare negli anni successivi alla detrazione chilometrica standard. Se hai una flotta di cinque o più veicoli, non puoi prendere la tariffa chilometrica standard.

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Richiedi solo la parte di spese e ammortamento per uso aziendale se utilizzi anche l'auto o il camion come veicolo personale. Ad esempio, se guidi il veicolo per un totale di 16.000 miglia all'anno, ma solo 12.000 miglia sono per scopi aziendali, puoi richiedere il 75% delle spese e l'ammortamento come spese aziendali. Se utilizzi la tariffa chilometrica standard, moltiplica la tariffa per 12.000 miglia per calcolare l'importo detraibile.