Cos'è un pagamento Lockbox?
Il settore bancario utilizza una varietà di tecnologie e metodi per effettuare scambi di denaro. I pagamenti Lockbox esistono come metodo alternativo utilizzato dalle banche per la gestione delle fatture dei clienti e delle attività di pagamento. Questo metodo utilizza trasmissioni di dati elettronici e una formattazione di dati speciale su base giornaliera per elaborare le transazioni di denaro dei clienti.
Account Lockbox
Gli account Lockbox forniscono alle aziende un modo per coordinare le attività dell'account all'interno di un'unica posizione centrale. Una società crea un account lockbox con la sua banca; che, a sua volta, diventa un conto di riscossione per i pagamenti in entrata dei clienti. Una volta che un'azienda ha creato un account lockbox, i clienti possono inviare i propri pagamenti al lockbox invece che all'azienda. La banca, a sua volta, elabora i pagamenti in entrata e trasmette queste informazioni all'azienda. Tutto questo avviene attraverso trasmissioni elettroniche di dati, con le aziende che ricevono aggiornamenti quotidiani.
Trasferimento dei dati di pagamento
I processi di pagamento di Lockbox si basano su un sistema noto come Electronic Data Interchange, che utilizza dati strutturati per trasmettere messaggi formattati tramite file elettronici. In effetti, questi file si basano su applicazioni software impostate su reti di sistema in esecuzione tra banche e società. Elaborando i pagamenti tramite account lockbox, le aziende possono evitare di dover elaborare i pagamenti manualmente. I trasferimenti dei dati di pagamento rendono inoltre più facile per le aziende riconciliare le attività del proprio conto su base giornaliera e garantiscono l'elaborazione tempestiva dei pagamenti in entrata.
Formati di trasmissione dei dati
I formati di trasmissione dei dati utilizzati nell'elaborazione dei pagamenti lockbox seguono un formato generale standard sviluppato dall'Istituto di amministrazione bancaria, o BAI. Fin dalla sua fondazione nel 1924, l'Istituto di amministrazione bancaria ha sviluppato due formati standard, noti come BAI e BAI2. BAI2 esiste come una versione aggiornata del formato BAI originale, che è un formato meno sofisticato che esegue meno operazioni. I formati di trasmissione dei dati gestiscono le effettive funzioni di elaborazione dei pagamenti, nonché la riconciliazione dei conti che mostrano il pagamento dovuto. Sebbene le aziende utilizzino spesso le banche per creare account lockbox, possono anche pagare società terze, o centri di elaborazione dati, per impostare e gestire le attività degli account lockbox. In entrambi i casi, i processi di trasmissione dei dati utilizzati devono seguire il formato standard predisposto dall'Istituto di amministrazione della banca.
Pagamenti e fatture
Quando si elabora un file batch composto da più fatture e pagamenti, il formato BAI2 separa i pagamenti in modo che corrispondano alle fatture corrispondenti, mentre il formato BAI abbina solo l'importo totale della fattura con l'importo totale pagato. Quando si effettuano pagamenti per conto di un'azienda o si invia una fattura di pagamento, il sistema di scambio elettronico di dati utilizza un codice diverso per ogni tipo di transazione. Ad esempio, il codice 820 indica un pagamento ricevuto, oppure può generare una fattura di pagamento che mostra i pagamenti dovuti. Nei casi in cui una banca riceve un pagamento lockbox da un cliente di un'azienda, l'azienda riceverà un codice 823 che elenca i dettagli del pagamento del cliente.
