Attività aziendali che sono preformate nel ciclo di spesa
Il ciclo di spesa di un'azienda implica l'ordinazione e la ricezione di beni e servizi. Queste merci possono essere inventario che l'azienda intende rivendere o forniture interne per mantenere l'attività senza intoppi. Dopo aver ordinato e ricevuto le merci, la società deve approvare le fatture del fornitore ed erogare pagamenti in contanti.
Ordinazione
Il primo passo nel ciclo di spesa è ordinare materiali, forniture e servizi per l'azienda. Diversi individui o reparti dell'azienda tengono traccia dei propri materiali di consumo e creano una richiesta di acquisto quando sono a corto di merci. Un dipendente del reparto acquisti approverà la richiesta, sceglierà un fornitore adatto e creerà un ordine di acquisto. La maggior parte delle aziende richiede agli agenti di acquisto di acquistare da un elenco approvato di fornitori e richiede l'autorizzazione del supervisore per gli acquisti. I passaggi aggiuntivi richiedono tempo e risorse, ma assicurano che l'azienda ordini prodotti di buona qualità a prezzi equi e limiti le spese inutili.
Ricezione
Dopo aver effettuato un ordine, un'azienda deve ricevere e archiviare i propri acquisti. Le aziende spesso mantengono un reparto di ricezione per accettare le consegne dei fornitori. Un dipendente ricevente compilerà un rapporto di ricezione per tutte le consegne, specificando la quantità e la qualità delle merci ricevute. C'è sempre la possibilità di furto di beni fisici, quindi le aziende tracciano e stimano l'arrivo dei pacchi per assicurarsi di avere personale adeguato per gestire le consegne. Conserveranno la merce ricevuta in un'area fisicamente limitata per assicurarsi che nulla venga rubato o smarrito.
Approvazione delle fatture
L'ufficio contabilità fornitori della società approverà le fatture fornitore dopo che la società avrà ricevuto le merci. I dipendenti della contabilità abbinano la fattura del fornitore, il rapporto di ricezione e il modulo d'ordine originale per assicurarsi di aver ricevuto tutte le merci richieste funzionanti. Poiché hanno l'obbligo di effettuare un pagamento dopo aver ricevuto la merce, alcune aziende non aspettano nemmeno la fattura per effettuare un pagamento. Per semplificare il processo, queste aziende generano automaticamente le fatture per i loro fornitori dopo aver ricevuto tutto l'inventario nel report di ricezione.
Erogazione di contanti
Per prevenire la possibilità di furto, le aziende generalmente hanno un reparto diverso o un dipendente diverso che eroga contanti per le fatture dei fornitori. Indipendentemente da chi sta erogando il denaro, hanno una responsabilità significativa nello studiare e contrassegnare la documentazione di supporto per il pagamento. L'erogatore di denaro in genere appone un segno fisico sulla carta per "cancellare" la documentazione; questo aiuta l'azienda a tenere traccia di chi è stato pagato e impedisce ai dipendenti di duplicare accidentalmente un pagamento utilizzando gli stessi documenti giustificativi.
