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Molte aziende preferiscono la semplicità dell'utilizzo della contabilità di cassa. Una spesa viene registrata quando viene pagato il denaro e il reddito viene registrato quando viene ricevuto il denaro. Tuttavia, i principi contabili generalmente accettati richiedono rendiconti finanziari basati sulla competenza a fini di rendicontazione esterna. Nella contabilità per competenza una spesa è registrata quando sostenuta e il reddito è registrato quando guadagnato, indipendentemente dal momento in cui il denaro è pagato o ricevuto.

Spese prepagate

Le spese pagate prima di essere sostenute sono spese prepagate. Gli esempi includono le tariffe telefoniche e Internet fatturate in anticipo. Un contabile di cassa addebiterebbe la spesa e accrediterebbe in contanti nel periodo in cui il conto viene pagato. Un contabile per competenza addebiterebbe un conto attivo di spesa anticipata nel periodo corrente e accrediterebbe contanti. Una volta sostenuta la spesa, il contabile per competenza addebiterà la spesa e accrediterà il conto spese prepagate. Una spesa prepagata è considerata un'attività perché l'importo pagato sarebbe rimborsato se la spesa non viene mai sostenuta, ad esempio se la società ha cambiato operatore telefonico.

È possibile pagare per questi account

I costi sostenuti nell'esercizio corrente e pagati in quello successivo devono essere rilevati nell'esercizio in cui sono sostenuti. Ad esempio, le società di servizi pubblici in genere fatturano ai clienti in base agli addebiti effettivi alla fine del periodo. Un contabile di cassa non registrerebbe una spesa fino al periodo successivo in cui il conto viene pagato. Tuttavia, un contabile per competenza addebiterebbe la spesa nel periodo sostenuto e accrediterebbe i conti da pagare. Una volta pagata la spesa, il contabile per competenza addebiterà i conti da pagare e accrediterà contanti. I debiti sono un conto passivo.

Entrate non guadagnate

Il denaro ricevuto prima di essere guadagnato è considerato un reddito non guadagnato. Un esempio è il reddito da locazione che viene ricevuto prima del mese per il quale deve essere applicato. Un contabile di cassa addebiterà contanti e accrediterà le entrate non appena il denaro viene ricevuto. Un contabile per competenza addebiterebbe contanti e accrediterebbe entrate non guadagnate. Una volta che le entrate sono state guadagnate, un contabile per competenza addebita le entrate non guadagnate e le entrate da crediti. Le entrate non acquisite sono un conto passività perché devono essere rimborsate al cliente se non vengono mai effettivamente guadagnate.

Crediti

Le vendite effettuate a credito, quando un prodotto o servizio è stato fornito a un cliente nel periodo corrente, non comportano la ricezione di contanti. Un contabile di cassa non registrerebbe nulla nel periodo corrente e addebiterebbe contanti e accrediterebbe le vendite nel periodo in cui viene ricevuto il denaro. Un contabile di competenza addebiterà i crediti e accrediterà i ricavi delle vendite nel periodo corrente. Una volta ricevuto il contante, il contabile per competenza addebita contante e crediti a credito. La contabilità clienti è un conto cespite perché è un obbligo da parte di un cliente di pagare prodotti o servizi già ricevuti.