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Un'attività prepagata è una spesa di denaro in anticipo rispetto a quando il denaro è dovuto. Ad esempio, potresti pagare in anticipo l'affitto o l'assicurazione di un anno, anche se i pagamenti devono essere effettuati mensilmente. Nella contabilità per competenza, converti mensilmente parte delle tue attività prepagate in spese effettive.

Contanti vs contabilità per competenza

Se utilizzi la contabilità di cassa, riconosci le entrate e le spese quando il denaro passa di mano. Ad esempio, se hai pagato in anticipo l'affitto di un anno, inserirai l'intera spesa nel mese del pagamento. Con il metodo di contabilità per competenza, si riconoscono i ricavi quando guadagnati e le spese quando sostenute. Poiché le spese di locazione vengono sostenute mensilmente, è necessario ridurre l'affitto prepagato in 12 rate uguali nel corso di un anno. Questo è un esempio del principio di abbinamento, in cui si allocano i ricavi e le spese al periodo che li genera.

Attività prepagate

Tieni le attività prepagate, chiamate anche spese anticipate, nella sezione delle attività correnti dello stato patrimoniale. Per creare un asset prepagato, addebitare il conto prepagato e accreditare contanti. Ad esempio, se paghi $ 12.000 in anticipo per l'affitto di un anno, addebita l'affitto prepagato e accredita in contanti per $ 12.000. È quindi necessario ammortizzare l'affitto anticipato in 12 mesi. Ciò richiede l'inserimento di una rettifica di fine mese in cui addebitare l'affitto prepagato e accreditare le spese di affitto per $ 1.000. Poiché l'affitto viene distribuito equamente sull'intero anno, si utilizza l'ammortamento a quote costanti per calcolare le rettifiche mensili.

Rettifiche mensili

Nella contabilità per competenza, chiudi i tuoi libri mensilmente assicurandoti che tutti i tuoi debiti e crediti siano registrati correttamente e inserendo le transazioni di rettifica. Inizia creando un saldo di prova per assicurarti che debiti e crediti si sommano allo stesso numero. Quindi gestisci i tuoi ratei, che includono l'ammortamento delle attività prepagate e del reddito non guadagnato. Si inseriscono anche voci periodiche, come interessi attivi, stipendi pagabili e ammortamento. Questi adeguamenti aiutano a garantire il rispetto dei requisiti del principio di corrispondenza.

Manipolazione di asset prepagati

Le attività prepagate normalmente comportano importi relativamente piccoli. Tuttavia, a volte un'azienda vuole rafforzare le sue attività correnti o sopprimere le spese correnti, forse per qualificarsi per un prestito. Questo può creare la tentazione di creare grandi attivi prepagati anche quando non giustificati. Ad esempio, potresti "pagare anticipatamente" un fornitore per gli articoli che non ordinerai fino a diversi mesi dopo. Oppure potresti rivendicare illegittimamente una grossa spesa di manutenzione corrente come risorsa prepagata. Per evitare questo tipo di problemi, imposta un importo minimo per un asset prepagato: se paghi in anticipo un importo inferiore al livello minimo, lo spenderesti semplicemente nel mese corrente. Inoltre, imposta un sistema di responsabilità divise tra il tuo personale contabile e i tuoi revisori per monitorare questi tipi di abusi.