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Le organizzazioni non profit hanno bisogno di conti bancari per raccogliere le entrate utilizzate per portare avanti la missione dell'organizzazione non profit. Un'organizzazione senza scopo di lucro è una società a cui è stato assegnato lo status di "organizzazione esente" dall'Internal Revenue Service. Le banche di solito seguono le stesse regole per l'apertura e il mantenimento dei conti come fanno con le organizzazioni a scopo di lucro con alcune variazioni. Le singole banche e le singole organizzazioni non profit possono avere le proprie regole e regolamenti per una maggiore sicurezza.

Regola del proprietario beneficiario

Il Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) stabilisce regole per aiutare a prevenire il riciclaggio di denaro e altri reati finanziari. Una di queste regole FinCEN è la regola del "proprietario beneficiario" che richiede alle banche di convalidare che il proprietario di un nuovo conto sia una persona o un'entità reale. Le organizzazioni non profit sono esentate da questa regola, sebbene le banche siano comunque tenute a "conoscere il tuo cliente" e condurre la dovuta diligenza adeguata nella prevenzione dei crimini finanziari.

Sebbene questa non sia una regola di cui la maggior parte delle organizzazioni non profit deve occuparsi, la banca segue le regole e potenzialmente segnala i conti in cui vi è una preoccupazione per la proprietà e l'intenzione. Le organizzazioni non profit possono stabilire protocolli interni per garantire che le modifiche alle persone chiave senza scopo di lucro vengano affrontate in modi che impediscano un flag di banca. Un esempio di protocollo è quello di mantenere sempre un minimo di due nomi di ufficiali sull'account, ma non consentire a entrambi di cambiare nello stesso anno. In questo modo c'è sempre coerenza.

Apertura di conti bancari

Verifica con la tua banca specifica i requisiti interni per l'apertura di nuovi conti senza scopo di lucro. Almeno, porta i documenti di incorporazione, il numero di identificazione fiscale IRS e la lettera IRS dello stato di esenzione. La maggior parte delle banche vuole anche l'ultimo verbale della riunione e l'elezione dei funzionari firmati dal Segretario.

Il Segretario dovrebbe essere presente all'apertura del conto o all'effettuazione di modifiche. Di solito, il Tesoriere e almeno un altro funzionario vengono nominati come firmatari dell'account.

Chiedi al rappresentante della banca se sono disponibili programmi per le organizzazioni non profit. Alcune banche rinunciano ai canoni mensili per le organizzazioni di beneficenza.

Requisiti per la firma della banca

La banca potrebbe non richiedere una doppia firma per gli assegni, il che significa che due persone devono firmare un assegno o un assegno oltre un certo valore, ad esempio $ 100. Tuttavia, un'organizzazione senza scopo di lucro dovrebbe incorporarlo nel proprio statuto come pratica standard per fornire protezione contro le transazioni non autorizzate.

È saggio per le organizzazioni non profit creare una politica in cui la persona che gestisce il denaro non è la persona che firma gli assegni. Se la stessa persona fa entrambe le cose, dovrebbero esserci sempre due persone che contano e verificano i depositi.

I verbali delle riunioni dovrebbero riflettere l'approvazione di grandi spese o voci di budget regolari. I verbali devono essere approvati dal consiglio di amministrazione dell'organizzazione no profit per la validità.

Segnalazione dei pagamenti in contanti

Le banche seguono una regola di pagamento in contanti imposta dall'IRS per FinCEN come parte del monitoraggio del riciclaggio di denaro e delle azioni antiterrorismo. La regola afferma che ogni singola transazione o due o più transazioni correlate che equivalgono a più di $ 10.000 in depositi in contanti devono essere segnalate. La banca completa il modulo IRS 8300, rapporto sui pagamenti in contanti superiori a $ 10.000 ricevuti in un'attività commerciale o aziendale. Questo non è solo per le organizzazioni non profit, ma le organizzazioni non profit devono capire che le grandi raccolte di fondi in cui vengono effettuati grandi depositi di contanti e assegni nel corso di pochi giorni attiveranno il rapporto.

Il più delle volte, la segnalazione viene archiviata come azione benigna. Tuttavia, se per qualsiasi motivo segnala la società, è imperativo che l'organizzazione non profit disponga di una contabilità eccezionale e di verbali accurati di eventi e attività di raccolta fondi. Il mancato rispetto delle richieste dell'IRS potrebbe portare alla revoca dello status di non profit.